時間管理の基本 『時間管理のマトリックス』
ここでは増えた時間をいかに有意義に使うかを考える材料として
時間管理の基本、時間管理のマトリックスを紹介していきます。
人生を豊かにし、本当の充実感をもたらすのは、「緊急」なことよりも「重要」なことを成し遂げた時です。
全ての活動を「緊急」と「重要」という観点で行動分析をすると、
１ 「緊急かつ重要」
２ 「緊急でないが重要」
３ 「緊急だが重要ではない」
４ 「緊急でも重要でもない」
という4つに分類できます。これが「時間管理のマトリックス」です。
この時間管理のマトリックス、『知ってるよ〜』という人は多いと思うのですが、
ご自身の健康管理に役立てて実践している人はまだまだ少ないように思えます。
ここではマトリックスを健康管理にあてはめるとどれだけ得するかを見ていきましょう☆
イチバン重要なのは 第２領域っ！！
第２領域は業務の効率を良くする案を考えること、人材を育成すること、
自分の能力を高める勉強や読書、健康維持のための活動です。
あなたにとって本当に実行するべき事はこの領域にあります。
第２領域の「緊急ではないが重要」な活動は、問題が発生することを見越してその予防をしたり、
真の成果を出すための長期プランを考えたり、重要な会議やプレゼンテーションに備えたり、
豊かな人間関係を築くことなどです。
長期的な視野にたってみると、自分にとって本当に必要なのはこの領域なのです。
こういった活動をおろそかにしていると、小さな問題が深刻な大きな問題になってしまい
結果的に第１領域の「緊急かつ重要」なことに費やす時間が増えるという悪循環に陥ってしまいます。
予防や準備に十分な時間を投資していると、緊急に解決しなければいけない問題になるのを防いで、
第１領域に費やす時間を減らすことができます。
減らしたいケドなかなか減らない 第１領域
第１領域は客先からのクレーム対応、突然の電話、
上司から依頼された急ぎの仕事などなどです。
「緊急なこと」は、急いでいる相手、アラーム音、締め切り時間といった形で、
すぐに対応することを強く迫ってくるので、どうしても緊急なことを優先してしまいがちです。
一方、「緊急ではないこと」は、知らず知らず後回しになり、
自分自身でその重要性に気が付かない限りなかなか実行することができないのです。
目先の緊急なことにばかり気をとられていては、いつまでたっても重要なことを行う時間はできません。
また、第１領域の活動が多い人は次から次にやってくる｢危機と問題｣に疲れ果てて
第４領域の無意味なネットサーフィンやゲームに逃げてしまう傾向があります。
そして結果的に第１領域に費やす時間が増えるという悪循環に陥ってしまいます。
もし第１領域の「緊急かつ重要」に多くの時間を使っているとしたら、
緊急な問題に対処をすることだけに専念するのではなく、なぜ緊急なことが多く起きるのか、
その根本的な原因と改善策を考えてみる必要があります。
まず減らすべき領域 第３領域 と 第４領域
ではどうやって 第２領域を増やしていくのか、
意識すればすぐやれる事は重要でない事を減らす、つまり第３領域・第４領域を減らすことです。
第４領域は無駄な活動です。
第１領域の活動が多い人が疲れて逃げ込みやすいですが、無駄だと意識することで減らしていきましょう。
もちろん、暇つぶしのような、第４領域で浪費する時間を減らすべきなのは当然です。
しかし、それだけでは時間が足りないでしょう。
みせかけの緊急課題に対処する第３領域の時間を第２領域の活動に当てれば
もっと重要なことができるはずです。
第３領域は重要ではない多くの電話や、無意味な会議など、
自分以外の誰かにとっては重要なことですが自分にとっては重要ではありません。
第３領域の活動が多い人は他人の優先順位や期待に振り回されるだけで
自分の事はできないままです。
重要かどうかを冷静に見極めた上で減らしていきましょう。
このように重要でない事、第３領域・第４領域を減らすことで増えた時間を
第２領域にまわすことで、だんだん第１領域が減ってきます。
そうすると更に第２領域が増やせるのです☆
自分をドンドン上げていこう☆
「緊急なこと」は、今すぐに対処することを求められていることで、
「重要なこと」は非常に大切にしなければならないこと、あるいは大切にしたいことです。
人生を豊かにし、本当の充実感をもたらすのは、
「緊急」なことよりも「重要」なことを成し遂げた時なのです。
今日、または今週に実行した仕事や、日常の活動を振り返って、上記の4つに分類してみると、
自分の時間をどの領域に使っているかがわかります。
